Bestyrelse generelt

Hvilke regler skal bestyrelsen overholde? 

Alle klubber og dens bestyrelse skal overholde dansk gældende lovgivning, Dansk Ride Forbunds og Danmarks Idrætsforbund vedtægter og reglementer. 

Hvor mange skal sidde i bestyrelsen?

Hvis klubben gerne vil opnå diverse tilskud fra kommunen, skal der som min. sidde 5 personer i bestyrelsen.

(Jf. Folkeoplysningsloven §4, stk. 2, 3)

Hvilke beføjelser har bestyrelsen i forhold til klubbens drift?

Bestyrelsens medlemmer er valgt på demokratisk vis på klubbens generalforsamling. Det er bestyrelsens opgave at varetage den daglige drift af klubben. Bestyrelsen har derfor bemyndigelse til at fastsætte de regler, der er bedst for klubben, f.eks. i forbindelse med opstaldning, sikkerhed, leveregler mm.

Hvis klubben har ansatte, er det bestyrelsens ansvar at varetage hvervet som arbejdsgiver. Tilbyder klubben opstaldning, er det bestyrelsens ansvar, enten selv eller via ansættelse, at dette foregår i overensstemmelse med loven. Det er ligeledes bestyrelsens ansvar at opsige opstaldere, hvis ikke opstaldningskontrakten overholdes.

Hvordan kommer jeg i bestyrelsen?

Man kommer i bestyrelsen ved at stille op til klubbens ordinære generalforsamling, hvor medlemmerne via afstemning vælger, hvem der skal udgøre klubbens bestyrelse. Bemærk, at der kan være særlige betingelser beskrevet i klubbens vedtægt i forhold til, hvem der er valgbar til bestyrelsen.

(Jf. klubbens vedtægt)

Må en ægtefælle/familie til en ansat sidde i bestyrelsen?

Ja, medmindre det fremgår af vedtægten, at ægtefæller ikke kan sidde i bestyrelsen.

En ægtefælle/familiemedlem vil altid være inhabil i alle spørgsmål, der vedrører den ansatte.

Hvem må ikke sidde i klubbens bestyrelse?

Hvis klubben gerne vil opnå diverse tilskud fra kommunen, må følgende personer ikke sidde i bestyrelsen:

• Ejere og forpagtere (samt disses ægtefæller eller samlevere) af det ridecenter, hvor klubben holder til, såfremt der er et lejeforhold mellem ejer/forpagter og klub.
• Bestyrelsesmedlemmer for en ejerinstitution, hvor klubben holder til, såfremt der er et lejeforhold mellem institutionen og klubben.
• DRF anbefaler at der altid tages aktivt stilling til om ansatte i klubben kan sidde i bestyrelsen. Der skla altid tages stilles til vedkommenes habilitet ift. rollen som bestyrelsesmedlem eller ansat.

(Jf. Folkeoplysningsloven §5, stk. 4)

I tvivlstilfælde bør den tilskudsgivende myndighed spørges før indvælgelse.

Hvem kan bestemme, om et bestyrelsesmedlem skal gå ud af bestyrelsen før tid?

Det er medlemmerne, der på den ordinære generalforsamling stemmer om, hvilke kandidater, der skal sidde i bestyrelsen. Det vil sige, at et bestyrelsesmedlem er i bestyrelsen på baggrund af ønske fra medlemmerne. Det er således bestyrelsesmedlemmet selv, eller medlemmerne – ved en afstemning på en generalforsamling - der bestemmer, om bestyrelsesmedlemmet skal forblive i bestyrelsen eller gå af før tid.

DRF anbefaler altid, at der udformes en forretningsorden for bestyrelsens arbejde, således at rammerne for samarbejdet og opgave- og ansvarsfordeling er tydelige for både bestyrelse og medlemmer. Forretningsordenen bør være at finde på klubbens hjemmeside. Se udkast til en forretningsorden her.

Hvordan håndteres det, hvis der opstår mistillid til et bestyrelsesmedlem midt i en valgperiode?

Det er klubbens medlemmer, der - via afstemning på den ordinære generalforsamling - afgør hvem, der vælges ind i bestyrelsen. Opstår der mistillid til et eller flere bestyrelsesmedlemmer, skal dette afprøves ved medlemsafstemning på en ekstraordinær generalforsamling.

• Flertal: Er der flertal for mistillid til et bestyrelsesmedlem, går denne af, og der vælges et nyt bestyrelsesmedlem.
• Ikke flertal: Er der ikke flertal for mistillid, bestrider bestyrelsesmedlemmet fortsat den post, som denne er valgt til.

(Jf. klubbens vedtægt ang. indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling)

Hvad gør bestyrelsen, hvis medlemmer træder ud, inden deres valgte periode er slut?

Hvis der er medlemmer af bestyrelsen, der træder ud, før deres valgte periode er slut, skal bestyrelsen følge vedtægtens beskrevne procedure. Herfor gælder følgende:

• Suppleanter: De valgte suppleanter træder ind i stedet for de udgåede bestyrelsesmedlemmer.
• Valg: Hvis der ikke er valgt suppleanter, og det fremgår af vedtægten, at der er valg til en eller flere poster, skal den tilbageværende bestyrelse indkalde og afholde en ekstraordinær generalforsamling med det formål at få en fuldtallig bestyrelse.
• Supplering: Hvis det fremgår af vedtægten, at bestyrelsen kan supplere sig selv indtil næste ordinære generalforsamling, så gøres dette. Fremgår det ikke, hvordan en sådan situation skal håndteres, må bestyrelsen indkalde til en ekstraordinær generalforsamling for at få valgt nye medlemmer til de ledige bestyrelsesposter.
• Vedtægtsændring: Er vedtægten tavs, er det DRFs anbefaling, at bestyrelsen foreslår en vedtægtsændring til den førstkommende generalforsamling, der præciserer, hvordan en sådan situation skal håndteres i fremtiden.

(Jf. klubbens vedtægt)

Hvis et bestyrelsesmedlem træder ud før tid, hvor længe skal det nye bestyrelsesmedlem så sidde?

Det nyvalgte bestyrelsesmedlem følger det forrige medlems valgperiode. Dvs. at det nye medlem er valgt ind i bestyrelsen for den periode, som det gamle medlem skulle have siddet.

Kan bestyrelsen give karantæne til eller udelukke et medlem?

Bestyrelsen har bemyndigelse til at give karantæne til et medlem i en begrænset periode, hvis denne har opført sig usportsligt eller til skade for klubben. Bestyrelsen skal følge den foreskrevne proces i klubbens vedtægt.

Generalforsamlingen har bemyndigelse til at udelukke et medlem, hvis denne har opført sig usportsligt eller til skade for klubben. Bestyrelse og generalforsamling skal begge følge den foreskrevne proces i klubbens vedtægt.

DRF anbefaler, at bestyrelser, der overvejer at indstille et medlem til udelukkelse, læser DIFs pjece ang. eksklusion af medlemmer. Det er vigtigt, at bestyrelsen tager stilling til, om der er et tilstrækkeligt og sagligt grundlag for eksklusionen. Dette har betydning, hvis medlemmet vælger at klage til tredje instans. DIFs pjece kan findes her.

(Jf. klubbens vedtægt og DIFs pjece om eksklusion af medlem)

Må bestyrelsen nægte en person at blive medlem?

Hvis klubben modtager tilskud fra kommunen, skal klubben leve op til folkeoplysningsloven. Heri fremgår det, at klubben som udgangspunkt skal være åben for alle (jf. §4, stk. 2, 6). Det betyder, at bestyrelsen som udgangspunkt ikke kan nægte et medlemskab. Dog må det være en undtagelse, hvis personen er udelukket i overensstemmelse med klubbens vedtægt.

(Jf. Folkeoplysningsloven og klubbens vedtægt)

Må formand og kasserer være på valg samtidig?

Normalt foreskriver vedtægten, at formand og kasserer er på valg forskudt af hinanden, men da hvervet som bestyrelsesmedlem er frivilligt, kan et bestyrelsesmedlem træde ud før endt valgperiode. I sådanne tilfælde, er der ikke andet for end at vælge bestyrelsesrepræsentanter, som det er foreskrevet i klubbens vedtægt, hvorfor formand og kasserer godt kan være på valg samtidig.

Må en kassererpost besættes uden for bestyrelsen?

Der skal altid være én i bestyrelsen, der har ansvaret for de opgaver, der følger med en kassererpost, men selve opgaveløsningen kan godt udføres af en part uden for bestyrelsen, hvis dette vel at mærke tillades af klubbens vedtægt.

(Jf. klubbens vedtægt)

Forretningsorden i klubben - hvad er det?

En forretningsorden er med til at sætte rammen for bestyrelsens samarbejde, ved at opgaver og procedurer skrives heri. På den måde sikres gennemskuelighed internt i bestyrelsen, men også i forhold til klubbens medlemmer. I nogle klubber uddelegeres nogle af opgaverne til ansatte, f.eks. en daglig leder, staldpersonale eller underviser. For at undgå misforståelser og uklarhed, anbefaler DRF, at bestyrelsen udarbejder en forretningsorden samt ansvars- og funktionsbeskrivelser.

• Forretningsorden: Her kan f.eks. skrives ned, hvor ofte og hvor, der afholdes bestyrelsesmøder, regler for beslutningstagen og godkendelse af referat mm. Det er vigtigt, at forretningsordenen tilrettes, så den passer til den konkrete bestyrelse. Se eksempel på hvad en forretningsorden kan indeholde her.
• Ansvars- og funktionsbeskrivelser: Det er vigtigt at aftale, hvem der har ansvar for hvilke opgaver. Ofte hænger det sammen med den funktion, man er valgt til, f.eks. kasserer eller sekretær, men DRF anbefaler, at der laves ansvars- og funktionsbeskrivelser til alle poster i bestyrelsen. Dette sikrer, at alle kender deres opgaver, og at det er lettere at få et overblik, hvis nye bestyrelsesmedlemmer skal tage over. Se eksempel på en ansvars- og funktionsbeskrivelse her.

Bestyrelsen er også velkommen til at tage kontakt til en af DRF's medarbejdere. Se kontaktoplysninger her. 

Hvordan og hvornår skal bestyrelsen indberette medlemstal?

Klubber, der er medlem af DRF, skal indberette medlemstal én gang om året. Dette skal ske til det Centrale Forenings Register på www.medlemstal.dk. Bestyrelsen kan indberette medlemstal fra d. 1. december indeværende år til 31. januar det efterfølgende år.

Det er vigtigt, at bestyrelsen husker at indberette medlemstal, da klubben ellers risikerer at blive udelukket fra DRF, da indberetning af medlemstal er en del af klubbens forpligtigelse over for DRF via klubbens medlemskab.

Hvis to klubber ønsker at fusionere, hvordan gøres det så?

Der kan være flere årsager til, at to klubber ønsker at fusionere. Det kan f.eks. være;

• Flere om det samme: Med henblik på at samle kræfterne og lave en større klub, hvor der er flere til at løfte opgaverne.
• Flytning: Hvis én klub er opsagt af udlejer, kan det være mere hensigtsmæssigt at fusionere med en anden klub frem for at lukke.

DRF har lavet en pjece, hvor du kan finde mere information omkring fusion af rideklubber. Find den her.