Hvad leder du efter?

Persondata

EU har lavet en forordning, der omfatter regler for hvordan man skal håndtere persondata. Persondataforordningen har til formål at styrke og harmonisere beskyttelsen af personoplysninger.


Baggrund
Pr. 25. maj 2018 træder en ny EU forordning (EU's persondataforordning) og en ny dansk databeskyttelseslov i kraft. Dette betyder at der herefter er et øget krav til dokumentation for, hvordan personoplysninger behandles korrekt og sikkert. Her på siden kan I finde redskaber til at komme i gang. 

Det er Datatilsynet, der er myndighed på området og afgør om jeres behandling af personoplysninger er i overensstemmelse med lovgivningen. Læs mere om Persondataforordningen og find flere skabeloner/vejledninger på Datatilsynets hjemmeside.

Vejledning i håndtering
Dansk Ride Forbund har udformet en Mini-vejledning der indeholder de vigtigste punkter, I som klub bør forholde jer til. Mini-vejledningen er et godt sted at starte.

Danmarks Idrætsforbund (DIF) og Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI) er gået sammen om at lave en foreløbig Foreningsvejledning, der gør jer klogere på hvordan I som idrætsforeening skal forholde jer, i forhold til de nye regler (EU’s persondataforordning og den nye danske databeskyttelseslov).

Bilag 1: Privatlivspolitik for idrætsforeninger (Word)
Bilag 2: Skabelon til brug for opfyldelse af fortegnelsespligten (Word)
Bilag 3: Eksempel på databehandleraftale (Word)

DGI har lavet en rigtig god FAQ om de spørgsmål der typisk er i forbindelse med foreningens arbejde med persondata.

Opbevaring af kontaktinformationer
Gør det klart for jeres medlemmer, hvilke oplysninger I registrerer, når de melder sig ind i klubben, tilmelder sig jeres nyhedsbrev osv. 

Ex: "Vi sender dig derfor denne e-mail vedr. vores persondatapolitik, idet vi ønsker at informere dig om vores retningslinjer for beskyttelse af personlige data. De oplysninger, vi har registreret, er begrænset til dit navn, e-mailadresse og telefonnummer. Hensigten er at kunne følge op over for dig i forhold til den kontakt, du har med os. Vi har desuden noteret, at vi må sende vores gavekataloger og særlig tilbud til dig per mail. Vi gør i den forbindelse opmærksom på, at du til enhver tid kan afmelde dig dette.   

Du kan læse mere om, hvordan vi håndterer personlige oplysninger, i vores persondatapolitik."

Nyhedsbrev
Hvis jeres klub benytter sig af et nyhedsbrev til medlemmerne, skal I gøre det klart for folk, når de tilmelder sig nyhedsbrevet, hvad de helt præcist siger ja til, og hvem de kan forvente at få nyheder fra. Har I f.eks. et samarbejde med en lokal butik, som kommer med gode tilbud/konkurrencer/råd eller lign. i jeres nyhedsbrev, så skal dette nævnes, når folk tilmelder sig nyhedsbrevet.

Brug af billeder
Offentliggørelse af billeder på internettet (hjemmeside, facebook og andre steder) anses normalt for at være en behandling af personoplysninger. Det er derfor vigtigt at I som klub gør jer selv det klart, hvilke typer billeder I bruger og om det kræver samtykke at bruge billedet.

Datatilsynet skelner mellem to typer af billeder

  • Situationsbilleder: kan som regel offentliggøres uden samtykke - dog afhænger det af karakteren af billedet og hvilken sammenhæng situationsbilledet indgår i
  • Portrætbilleder: kræver normalt altid samtykke

Læs mere på Datatilsynets hjemmeside om "Billeder på internettet" her
Læs også mere om samtykkeerklæring her

Brug af video
Dansk erhverv råder klubbens bestyrelse til at skrive ud til alle medlemmer, at der i xx periode vil blive optaget videosekvenser til forskellige formål. Det kan være at brande og præsentere rideklubben. Ved at informere medlemmerne har de mulighed for at gå i dialog med rideklubbens bestyrelse, hvis de ikke ønsker at medvirke. 
Man skal ikke indhente samtykke hvis folk indgår i et videoklip hvor de ikke er er i fokus eller har en direkte funktion.

Ift. ”close ups” og interviews, vil Dansk Erhverv råde til at lave medvirkende aftale kontrakter med dem der medvirker. Dette er en standartkontrakt. DE anbefaler at lave en kontrakt frem for ”bare” at indhente samtykke, fordi man nemt og altid kan trække et samtykke tilbage. 
Klik her for at hente "medvirkende aftale"